Todo lo que te conviene saber de las dietas, kilometraje, coche de empresa… y cómo gestionarlo adecuadamente

Con menor o mayor frecuencia los trabajadores tienen necesidad de desplazarse durante la jornada laboral. Esta movilidad genera una serie de gastos en transporte, comida, alojamiento… que suelen denominarse dietas y kilometraje.

En DADES i SERVEIS te recordamos que las dietas y asignaciones para gastos de viaje, como cualquier otra contraprestación pagada por la empresa, constituyen, a priori, salario. Sin embargo, cuando pretenden la compensación de los gastos que se producen por motivos laborales, se exceptúan de tributación y cotización, en las cuantías y condiciones reglamentariamente establecidas. Si no se cumplen los requisitos reglamentarios o exceden las cuantías máximas, se someten a cotización y en el IRPF como rendimientos del trabajo.

Kilometraje

Los gastos de viaje que se produzcan fuera de la fábrica, taller, oficina, etc. (donde se realice habitualmente el trabajo) bajo los siguientes requisitos e importes máximos tienen un carácter indemnizatorio por tanto no cotizan, no hay IRPF:

Cuando el empleado use transporte público, el importe que la empresa satisfaga específicamente por el gasto realizado, siempre que se justifique mediante factura o documento equivalente (billete de tren, etc.).

En otro caso (medios de transporte privado) la cantidad que resulte de computar 0,19 euros por el número de kilómetros recorridos, siempre que se justifique el desplazamiento. A esto hay que añadir los gastos de peaje y aparcamiento que la empresa satisfaga y que se justifiquen.

Está sujeta en todo caso la compensación de los gastos de desplazamiento del domicilio habitual en el centro de trabajo, tanto si se encuentran ambos en el mismo o en diferentes municipios.

La exoneración de la dieta por gasto de desplazamiento exige la justificación del desplazamiento y que el cómputo de los kilómetros recorridos comience en el lugar de trabajo, nunca en el domicilio particular del trabajador.

Se precisa una prueba de gasto, lo que equivale a la acreditación, no sólo de los desplazamientos realizados y el medio de transporte empleado, sino su número (aunque sea aproximado), así como el horario en que se han realizado.

En estos casos el kilometraje pagado al trabajador constituye un gasto deducible para la sociedad en la medida en que figuren reflejados en la nómina del trabajador; estos kilometrajes no se computarán en la base del cálculo de las cotizaciones a la seguridad social a cargo de la empresa.

Vehículos de empresa

Cuestión distinta es aquella en la que el trabajador hace uso del vehículo propiedad de la empresa para gestiones propias de la actividad. Si la empresa adquiere o alquila el vehículo los gastos que se puedan derivar de su uso (carburante, peaje, parking…) son deducibles para la empresa en la medida en que se correspondan con desplazamientos dentro del horario laboral y estén justificados mediante un informe de trabajo que acredite la realidad del desplazamiento y la causa del mismo.

Si el trabajador utiliza el coche para atender necesidades privadas este uso constituirá gasto para la empresa en la medida que deberá imputarse al trabajador una retribución en especie con su correspondiente ingreso a cuenta. Retribución ésta que, de otro lado, tributará en el IRPF del trabajador como ingreso y cotizará.

Dietas

Los gastos normales de manutención y estancia en restaurantes, hoteles y otros establecimientos de hostelería no cotizarán ni se aplicará IRPF siempre que cumplan las siguientes condiciones:

1) Los gastos de manutención y estancia deben producirse en un municipio diferente a aquel en el que está situado el centro de trabajo habitual del empleado y también del que constituya la residencia del trabajador. El trabajador debe estar destinado en un centro de trabajo y tiene que salir o desplazarse fuera del mismo para realizar su trabajo en otro centro.

2) Los desplazamientos y permanencia de los trabajadores en un mismo municipio (diferentes del habitual de trabajo y del de residencia) no pueden ser superiores a nueve meses de forma ininterrumpida, sin que pueda entenderse que se interrumpe la permanencia citada por ausencias temporales por vacaciones o enfermedad u otras circunstancias que no impliquen cambio de destino. El plazo se computará de fecha a fecha, aunque incluya parte de dos años por lo que el 31 de diciembre de cada año no se interrumpe el cómputo del plazo de los nueve meses.

Los gastos deben producirse para alojamiento y manutención en establecimientos de hostelería, quedando excluido el alojamiento en casas de amigos, familiares, etc., así como la contratación del alojamiento mediante contrato de arrendamiento de vivienda, aunque la vivienda alquilada tenga servicios básicos de limpieza, custodia de maletas, cambio de ropa, etc.

Siempre deben acreditarse los días y lugares de desplazamiento, así como la razón o motivo de los mismos.

Las cuantías máximas diarias no grabadas son 53,34 euros diarios, si corresponden a desplazamientos dentro del Estado. Y 91,35 euros diarios, si corresponden a desplazamientos al extranjero. Estas cuantías, a pesar de ser las máximas, pueden no llegar a cubrir los gastos reales del trabajador. Esto no permite efectuar ningún tipo de deducción suplementaria por la diferencia. Tampoco hay que efectuar ninguna deducción, aunque la cantidad con que la empresa resarce al trabajador sea inferior a aquellas cantidades máximas.

Cuando no se haya pernoctado en municipio distinto del lugar de trabajo habitual y del que constituya la residencia del trabajador las cuantías máximas de las dietas de manutención serán de 26,67 ó 48,08 euros diarios, según se trate de desplazamiento dentro del territorio español o en el extranjero.

Ante la negativa de los trabajadores de justificar (factura) los gastos de estancia frente a la empresa pagadora de los mismos, ésta debe considerar que el importe de estos gastos está sujeto en su totalidad en el IRPF y a su sistema de retenciones a cuenta.

En estos casos las dietas pagadas al trabajador constituyen gasto deducible para la sociedad en la medida en que figuren reflejadas en la nómina del trabajador; estas dietas no se deben computar en la base del cálculo de las cotizaciones a la seguridad social a cargo de la empresa.

¿Qué pasa con el IVA?

El IVA soportado será deducible para la empresa (sociedad o autónomo) siempre que, cumpliendo los requisitos de deducción establecidos por el Impuesto de Sociedades o IRPF, se disponga además de la correspondiente factura expedida. En estos casos la dificultad radica en el hecho de que muchos establecimientos hosteleros no emiten factura completa, a pesar de estar obligados a hacerlo si así lo solicita el cliente. Por lo tanto no podremos deducir el IVA.

En resumen, la dieta se trata de una retribución de carácter irregular, que existe cuando por orden de la empresa el trabajador tenga que ir, provisional o eventualmente, a una localidad o lugar diferente a aquel en que habitualmente presta sus servicios o donde radique el centro de trabajo, para efectuar tareas o realizar servicios que le son propios, y que tiene por objeto cubrir los gastos que esta circunstancia le ocasiona.

Requisitos

Existencia de desplazamiento.

Municipio distinto al del lugar de trabajo habitual.

Municipio distinto al de residencia.

Carácter temporal.

Carácter excepcional e irregular.

Existencia de gasto real en establecimiento de hostelería.

Para cualquier aclaración sobre este asunto no dudes en ponerte en contacto con DADES i SERVEIS.

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