Tot el que et convé saber de les dietes, quilometratge, cotxe d’empresa… i com gestionar-ho adequadament

Amb menor o major freqüència els treballadors tenen necessitat de desplaçar-se durant la jornada laboral. Aquesta mobilitat genera una sèrie de despeses en transport, menjar, allotjament… que s’acostumen a anomenar dietes i quilometratge.

A DADES i SERVEIS et recordem que les dietes i assignacions per a despeses de viatge, com qualsevol altra contraprestació pagada per l’empresa, constitueixen, a priori, salari. No obstant això, quan pretenen la compensació de les despeses que es produeixen per motius laborals, s’exceptuen de tributació i cotització, en les quanties i condicions reglamentàriament establertes. Si no es compleixen els requisits  reglamentaris o s’excedeixen les quanties màximes, es sotmeten a cotització i a l’IRPF com a rendiments del treball.

Quilometratge

Les despeses de viatge que es produeixin fora de la fàbrica, taller, oficina, etc. (on  es realitzi habitualment la feina) sota els següents requisits i imports màxims tenen un caràcter indemnitzatori per tant no cotitzen, no hi ha IRPF:

Quan l’empleat faci servir transport públic, l’import que l’empresa satisfaci específicament per la despesa realitzada, sempre que es justifiqui mitjançant factura o document equivalent (bitllet de tren, etc.).

En un altre cas (mitjans de transport privat) la quantitat que resulti de computar 0,19 euros pel nombre de quilòmetres recorreguts, sempre que es justifiqui el desplaçament. A això cal afegir-hi les despeses de peatge i aparcament que l’empresa satisfaci i que es justifiquin.

Està subjecta en tot cas la compensació de les despeses de desplaçament del domicili habitual al centre de treball, tant si es troben tots dos en el mateix o en diferents municipis.

L’exoneració de la dieta per despesa de desplaçament exigeix la justificació del desplaçament i que el còmput dels quilòmetres recorreguts comenci al lloc de treball, mai al domicili particular del treballador.

Cal una prova de la despesa, la qual cosa equival a l’acreditació, no només dels desplaçaments realitzats i el mitjà de transport emprat, sinó el seu nombre (tot i que sigui aproximat), així com l’horari en què s’ha realitzat.

En aquests casos el quilometratge pagat al treballador constitueix una despesa deduïble per a la societat en la mesura en què figurin reflectides en la nòmina del treballador; aquests quilometratges no s’han de computar a la base del càlcul de les cotitzacions a la seguretat social a càrrec de la empresa.

Vehicles d’empresa

Una qüestió diferent és aquella en la qual el treballador fa ús del vehicle propietat de l’empresa per gestions pròpies de l’activitat. Si l’empresa adquireix o lloga el vehicle les despeses que se’n puguin derivar del seu ús (carburant, peatge, pàrquing…) són deduïbles per l’empresa en la mesura en que es corresponguin amb desplaçaments dins l’horari laboral i estiguin justificats mitjançant un informe de treball que n’acrediti la realitat del desplaçament i la causa del mateix.

Si el treballador utilitza el cotxe per atendre necessitats privades aquest ús constituirà despesa per a la empresa en la mesura que haurà d’imputar al treballador una retribució en espècie amb el seu corresponent ingrés a compte. Retribució aquesta que, d’un altre costat, tributarà a l’IRPF del treballador com a ingrés i cotitzarà.

Dietes

Les despeses normals de manutenció i estada en restaurants, hotels i altres establiments d’hostaleria no cotitzaran ni s’aplicarà IRPF sempre que compleixin les següents condicions:

1) Les despeses de manutenció i estada s’han de produir en un municipi diferent a aquell en el qual està situat el centre de treball habitual de l’empleat i també del que constitueixi la residència del treballador. El treballador ha d’estar destinat en un centre de treball i ha de sortir o desplaçar-se fora del mateix per a realitzar el seu treball en un altre centre.

2) Els desplaçaments i permanència dels treballadors en un mateix municipi (diferents de l’habitual de treball i del de residència) no poden ser superiors a nou mesos de forma ininterrompuda, sense que pugui entendre que s’interromp la permanència citada per absències temporals per vacances o malaltia o altres circumstàncies que no impliquin canvi de destinació. El termini es computa de data a data, encara que inclogui part de dos anys de manera que el 31 de desembre de cada any no s’interromp el còmput del termini dels nou mesos.

Les despeses s’han de produir per allotjament i manutenció en establiments d’hostaleria, quedant exclòs l’allotjament en cases d’amics, familiars, etc., així com la contractació de l’allotjament mitjançant contracte d’arrendament d’habitatge, tot i que l’habitatge llogat tingui serveis bàsics de neteja, custòdia de maletes, canvi de roba, etc.

Sempre s’han d’acreditar els dies i llocs de desplaçament, així com la raó o motiu.

Les quanties màximes diàries no gravades són 53,34 euros diaris, si corresponen a desplaçaments dins de l’Estat. I 91,35 euros diaris, si corresponen a desplaçaments a l’estranger. Aquestes quanties, tot i ser les màximes, poden no arribar a cobrir les despeses reals del treballador. Això no permet efectuar cap tipus de deducció suplementària per la diferència. Tampoc cal efectuar cap deducció, encara que la quantitat amb que l’empresa rescabala al treballador sigui inferior a aquelles quantitats màximes.

Quan no s’hagi pernoctat en un municipi diferent del lloc de treball habitual i del que constitueixi la residència del treballador les quanties màximes de les dietes de manutenció seran de 26,67 o 48,08 euros diaris, segons es tracti de desplaçament dins del territori espanyol o a l’estranger.

Davant la negativa dels treballadors de justificar (factura) les despeses d’estada enfront de l’empresa pagadora dels mateixos, aquesta ha de considerar que l’import d’aquestes despeses està subjecte en la seva totalitat a l’IRPF i al seu sistema de retencions a compte.

En aquests casos les dietes pagades al treballador constitueixen despesa deduïble per a la societat en la mesura en què figurin reflectides en la nòmina del treballador; aquestes dietes no s’han de computar a la base del càlcul de les cotitzacions a la seguretat social a càrrec de la empresa.

Què passa amb l’IVA?

L’IVA suportat serà deduïble per a l’empresa (societat o autònom) sempre que, complint els requisits de deducció establerts per l’Impost de Societats o IRPF, es disposi a més de la corresponent factura expedida. En aquests casos la dificultat rau en el fet que molts establiments hostalers no emeten factura completa, tot i estar obligats a fer-ho si així ho sol·licita el client. Per tant no podrem deduir l’IVA.

En resum, la dieta es tracta d’una retribució de caràcter irregular, que existeix quan per ordre de l’empresa el treballador hagi d’anar, provisional o eventualment, a una localitat o lloc diferent a aquell en que habitualment presta els seus serveis o on radiqui el centre de treball, per efectuar tasques o realitzar serveis que li són propis, i que té per objecte cobrir les despeses que aquesta circumstància li ocasiona.

Requisits

Existència de desplaçament.

Municipi diferent al del lloc de treball habitual.

Municipi diferent al de residència.

Caràcter temporal.

Caràcter excepcional i irregular.

Existència de despesa real en establiment d’hostaleria.

Per a qualsevol aclariment sobre aquest assumpte no dubtis en posar-te en contacte amb DADES i SERVEIS.

DADES & SERVEIS S.A. utiliza cookies propias y de terceros para ofrecerle una mejor navegación y servicio, analizando sus hábitos de navegación en nuestro sitio web.

Al continuar navegando, entendemos que acepta su uso. Para cambiar su configuración u obtener más información consulte nuestra Política de Cookies.

ACEPTAR
Aviso de cookies